党委（院长）办公室办事程序指南

各部门：

为突出教学中心，透明办事程序，提高办事效率，增强互信，现将办公室工作程序公布如下，请按程序办理。

一、领导会见与签字程序

     按湘环院字〔2007〕54号《关于合理安排院领导办公时间的有关规定》办理：每周星期一下午2:30-5:30为签各类文件的时间；每周星期三下午2:30-5:30为院长签报帐发票及拨款、经费问题有关报告的时间；双周星期四下午2:30-5:30为“院领导接待日”。

      部门或者个人与办公室预约→办公室确定预定会见时间与次序→办公室通知部门或者个人确定会见的具体领导、地点、时间→部门或者个人请领导办理相关事宜。

二、开内部结算单程序

      办公室内部结算单开出时间为双周星期二下午，如遇特殊情况可顺延到双周星期三下午，其他时间不予办理。

三、办文、发文程序

    主办部门承办人拟稿→党政办公室核稿→院领导审阅签发→党政办公室复核、编号→缮印（打印、校对、印制）→盖印、发文登记、封发→平时归卷。

四、电子显示屏使用程序

      主办部门承办人拟稿→分管院领导审阅并签署意见→党政办公室核稿→党政办公室主任审核定稿→发电子显示屏。

五、文件呈阅程序

主办部门承办人拟稿(党政办公室领取、填写呈阅件)→主办部门领导核稿→分管院领导审阅并签署意见。

六、开据证明、介绍信等用印程序

1、证明、介绍信

     部门申请(如系学生的,先由系部向办公室开出证明)→党政办公室主任批准→党政办公室开据证明、介绍信。

2、用印

部门申请→院长、书记签字同意→办公室→用印→登记。

七、网络新闻上传程序

       各部门承办人拟稿→部门领导审核签字（同时报送电子文稿）→党政办公室主任审核→网络中心上传。

八、网络维护程序

（说明：部门网络故障需要维护的须填写申请单。）

部门申请（填写书面申请单）→网络管理中心主任签字→维修员到部门维修→部门签字确认。

九、传真接发程序

（说明：传真仅用于学院办公需要，不对个人和学生开放，用于创收部门的传真接发需要内部结算，如自学考试、技能鉴定、各种培训等。）

部门申请→主管领导签字→党政办公室主任同意→接发传真→（办公室通知相关部门、相关人员接发）→登记。

十、会议室使用程序

      承办部门填写申请单（一式两联）→党政办公室主任审批→会议室管理人员→会议室使用→会议室资产检查。

十一、车辆使用程序

按湘环院字〔2006〕82号文件精神，有使用权限的部门用车程序如下: 

用车部门负责人申请（市内出车提前2小时；长途出车提前一天）→院长办公室开派车单→分管领导同意→将派车单交司机。

十二、工作餐审批程序

（说明：院内用餐，凭填写的《公务接待审批表》和实际用餐发票一同报账，未经允许擅自用餐，一律不予报销。）

部门申请→分管领导签字→秘书科开出《公务接待审批表》→办公室主任审批签字→交餐厅用餐。

十三、专家楼入住程序

1、现金结算入住程序

来宾凭个人有效证件，在专家楼前台接待办理入住手续→专家楼前台按学院现行有关制度收取现金住房费用押金，并提供押金凭条→来宾获得房卡→楼层服务员依据房卡为来宾开启房门。

2、公务接待入住程序

个人或部门需公务接待入住专家楼客房时，需提前一个工作日提出申请→申请人到院长办公室填写《湖南环境生物职业技术学院公务接待审批表》→申请人所在部门负责人签字，院长办公室审批签字→凭经院长办公室审批同意的《湖南环境生物职业技术学院公务接待审批表》，在专家楼前台接待办理入住手续→来宾获得房间房卡→服务员依据房卡为来宾开启房门。

几点说明：

1、申请人无法提供经院长办公室审批的《湖南环境生物职业技术学院公务接待审批表》时，专家楼前台将按“现金结算入住规范程序”接待来宾；

2、非书面经由院长办公室审批同意开房时，专家楼前台将向申请人收取相应额度的信用金，待补办书面审批意见后退还申请人；

3、专家楼执行学院相关文件的房价政策，特殊情况下易动房价，需经院长办公室书面审批同意。

十四、档案查借阅程序

    （说明：档案一般不外借，确需借出利用，经院领导同意，办理借阅手续，方可借出。）

部门申请→到综合档案科填写《档案文件材料查、借阅审批表》→主管领导签字→办公室主任同意→查阅档案。

十五、器材外借程序

    部门书面申请（请留下联系人电话）→办公室主任同意→器材外借（请检查完好情况）→归还（如有损坏由承办部门负责维修）。